Cách nhận xác nhận tham dự (RSVP) đám cưới online và chốt số mâm chính xác
RSVP đám cưới là gì, so sánh ba cách nhận xác nhận tham dự (gọi điện, Google Form, ngay trên thiệp online), cách nhắc khách chưa trả lời và đổi số khách thành số mâm.
Nhà hàng hỏi bạn chốt bao nhiêu mâm, còn bạn chỉ biết "khoảng 300 khách". Đặt thiếu thì khách đứng chờ, đặt dư thì mất tiền cho những mâm không ai ngồi. Bài này hướng dẫn cách nhận xác nhận tham dự đám cưới online, nhắc người chưa trả lời, và đổi danh sách khách thành con số mâm để báo nhà hàng.
Wedding Plan là sản phẩm của chúng tôi. Ảnh minh hoạ được chụp từ Wedding Plan với dữ liệu minh hoạ, nhưng cách đặt hạn, nhắc khách và tính số mâm dùng được với bất kỳ công cụ nào.
RSVP đám cưới là gì?
RSVP là viết tắt của cụm tiếng Pháp "Répondez s'il vous plaît", nghĩa là "xin vui lòng hồi âm". Trên thiệp cưới, RSVP là lời nhờ khách báo trước mình có đến hay không và đi mấy người, để cô dâu chú rể chuẩn bị chỗ ngồi.
Vì sao đám cưới Việt hay bị lệch số khách?
Ở nhiều đám cưới Việt, thiệp được đưa tận tay và khách ít khi báo lại. Cô dâu chú rể phải đoán. Những lý do hay gặp:
- Khách không có thói quen trả lời. Nhận thiệp xong, khách coi như đã biết, đến ngày thì đi hoặc không.
- Một thiệp, nhiều người. Thiệp ghi "anh chị" hoặc "gia đình" nên bạn không biết sẽ có hai hay năm người đến.
- Mời miệng, mời qua người khác. Bố mẹ mời thêm bạn bè, đồng nghiệp mời giúp nhau. Những người này thường không có trong danh sách của bạn.
- Đổi ý sát ngày. Có người báo đến nhưng bận đột xuất, có người báo không đến nhưng vẫn đến.
Không có cách nào biết chính xác 100%. Nhưng nếu biết chắc phần lớn khách, bạn chỉ còn phải đoán một nhóm nhỏ.
Ba cách nhận xác nhận tham dự
| Gọi điện, nhắn tin | Google Form | RSVP ngay trên thiệp online | |
|---|---|---|---|
| Công sức | Nhiều: gọi từng người, tự ghi lại | Vừa: tạo form, gửi thêm link form ngoài thiệp | Ít: khách bấm trên thiệp đã nhận |
| Biết ai đã trả lời | Phải tự ghi chép | Có, nhưng khách tự gõ tên nên dễ sai, dễ trùng | Có: thiệp mời online có sẵn tên khách |
| Số người đi cùng | Hỏi được | Phải tự thêm câu hỏi | Có sẵn câu hỏi |
| Tách theo từng lễ (vu quy, tiệc) | Khó | Phải tự làm | Có |
| Hợp với ai | Ông bà, người lớn tuổi, khách quan trọng | Người đã quen dùng Google Form | Phần lớn khách dùng Zalo, Messenger |
Cách thực tế nhất là kết hợp: gửi RSVP trên thiệp cho đa số khách, gọi điện cho người lớn tuổi, rồi tự ghi kết quả cuộc gọi vào cùng một danh sách.
Thiết lập RSVP trên thiệp cưới online
Phần này làm theo Wedding Plan. Nếu chưa có thiệp, bạn có thể chọn một trong các mẫu thiệp cưới online trước.
Bước 1: Tạo từng lễ và thêm khách
- Vào Sự kiện và tạo từng lễ riêng: lễ vu quy, lễ thành hôn, tiệc nhà trai, tiệc nhà gái… Khách xác nhận theo từng lễ, nên bạn sẽ có số khách riêng cho từng bữa tiệc.
- Vào Khách mời, bấm Thêm khách mời. Ghi tên, số điện thoại, chọn nhóm (họ hàng nhà trai, bạn bè, đồng nghiệp…) và gắn khách vào đúng lễ họ được mời. Trên app điện thoại có thể thêm nhanh từ danh bạ.
Bước 2: Chọn ai được xác nhận
Trong Thông tin chung (trên Web App là Thông tin cặp đôi), mục Cài đặt trang web, chọn Hình thức xác nhận:
- Ai cũng có thể xác nhận: người có link thiệp cưới đều gửi được xác nhận. Nếu họ chưa có trong danh sách, app tự thêm họ vào danh sách khách.
- Chỉ khách trong danh sách: chỉ người bạn đã thêm mới xác nhận được. Hợp với tiệc có số chỗ giới hạn.
Bước 3: Gửi thiệp mời online cho từng khách
Trong danh sách khách, chọn một người và bấm Gửi lời mời. Mỗi khách nhận một thiệp mời online riêng, có tên của họ. Cách gửi qua Zalo từng bước có trong bài cách gửi thiệp cưới online qua Zalo.
Khách mở thiệp, bấm Xác nhận tham dự ở cuối màn hình và trả lời hai câu:
- Bạn có tham dự không? Chọn "Tôi sẽ tham gia" hoặc "Tôi không tham gia được".
- Bạn có người đi cùng không? Chọn từ "Đi một mình" đến "Đi cùng 5 người".
Khách không phải gõ tên vì thiệp đã biết họ là ai. Bấm Xác nhận là xong.
Nếu bạn gửi link thiệp cưới online (website cưới, một link cho mọi khách) (ví dụ vào nhóm Zalo), khách bấm Xác nhận tham dự trên website rồi nhập mã khách mời hoặc số điện thoại để tìm tên mình. Số điện thoại trùng với số bạn đã lưu thì xác nhận được ghi vào đúng khách đó. Vì vậy, nên lưu số điện thoại của khách khi thêm vào danh sách.
Bước 4: Theo dõi trong danh sách khách
Mỗi lần có người trả lời, app điện thoại gửi thông báo kiểu "Hùng vừa phản hồi RSVP!". Trong Khách mời, bạn thấy ngay:
- Tổng, Đã xác nhận, Chờ xác nhận, Không tham dự, và Số người tham dự (đã cộng người đi cùng).
- Bấm vào tên một lễ (ví dụ Tiệc cưới) để xem số liệu riêng của lễ đó.
- Tab Tổng quan có mục Cần xử lý: bao nhiêu khách chưa phản hồi, bao nhiêu khách đã nhận lời nhưng chưa rõ đi mấy người. Phía dưới có số liệu theo nhóm và theo từng lễ.
Khách nào báo qua điện thoại, bạn mở khách đó và tự chọn trạng thái tham dự, số người tham dự. Như vậy mọi xác nhận nằm trong một danh sách, không phải đối chiếu sổ tay với file Excel.
Đặt hạn trả lời và nhắc khách chưa phản hồi
Không có hạn thì khách sẽ để đến sát ngày. Một vài kinh nghiệm:
- Hỏi nhà hàng hạn chốt số mâm trước, rồi đặt hạn cho khách sớm hơn vài ngày để bạn còn thời gian nhắc và tính toán.
- Ghi hạn vào tin nhắn gửi kèm thiệp, ví dụ: "Bạn xác nhận giúp mình trước ngày 10/12 trên thiệp nhé, để mình báo nhà hàng." Nói rõ lý do giúp khách thấy việc trả lời là cần thiết.
- Nhắc một lần, riêng từng người. Trên app điện thoại, khách chưa phản hồi có nút Nhắc để gửi lại thiệp mời. Trả lời vào tin nhắn cũ một câu ngắn là đủ, không cần gửi lại lời mời dài.
- Gọi điện cho người lớn tuổi thay vì chờ họ bấm. Ghi kết quả vào app ngay sau cuộc gọi.
Nên gửi thiệp sớm bao lâu để còn thời gian nhắc? Câu trả lời phụ thuộc vào khách ở gần hay xa và bạn gửi thiệp giấy hay thiệp online.
Từ số khách xác nhận tới số mâm: dư bao nhiêu là đủ?
Không có tỉ lệ dư chuẩn. Con số phụ thuộc vào khách của bạn, vùng miền và chính sách của nhà hàng. Phần dưới đây là cách tính theo kinh nghiệm. Hãy hỏi lại nhà hàng trước khi chốt.
- Lấy số người tham dự đã xác nhận của đúng lễ đó. Ví dụ tiệc cưới có 240 người (đã cộng người đi cùng).
- Xem lại khách chưa phản hồi. Chia họ thành hai nhóm: chắc chắn đến (thường là họ hàng gần, bạn thân) và không chắc. Cộng nhóm chắc chắn vào. Ví dụ thêm 30 người, thành 270.
- Cộng khách mời ngoài danh sách. Hỏi bố mẹ hai bên đã mời thêm ai. Ví dụ thêm 20 người, thành 290.
- Chia cho số người mỗi mâm. Hỏi nhà hàng một mâm bao nhiêu người, vì mỗi nơi xếp khác nhau. Nếu mâm 10 người thì 290 người là 29 mâm.
- Hỏi nhà hàng về mâm dự phòng: nhà hàng có chuẩn bị sẵn mâm dự phòng không, mâm không dùng có tính tiền không, và có thể báo thêm mâm sát ngày không. Mức dư bạn chọn nên dựa vào câu trả lời này.
Lưu ý: khách nhận lời nhưng chưa ghi số người (mục khách chưa rõ số người trong app) nên được hỏi lại trước khi chốt, vì đây là nhóm dễ làm lệch con số nhất.
Số mâm quyết định phần lớn chi phí tiệc. Các khoản còn lại của đám cưới có trong danh sách chi phí đám cưới.
Quản lý danh sách khách
RSVP chỉ chính xác khi danh sách khách gọn gàng: mỗi người một dòng, có số điện thoại, đúng nhóm, gắn đúng lễ. Xem thêm các tính năng quản lý khách mời và RSVP của Wedding Plan, như chia nhóm, theo dõi theo từng lễ và ghi quà mừng.
Ngoài xác nhận tham dự, nhiều cặp đôi còn để thông tin mừng cưới trên thiệp. Đây là chuyện tế nhị, nên cân nhắc trước khi làm.
Câu hỏi thường gặp
Khách có cần cài ứng dụng để xác nhận không?
Không. Khách mở thiệp bằng trình duyệt, ngay trong Zalo hay Messenger, và bấm xác nhận ở đó.
Khách đã xác nhận rồi muốn đổi thì sao?
Khách mở lại thiệp mời và xác nhận lại. Lần trả lời mới ghi đè lần cũ của lễ đó. Bạn cũng có thể tự sửa trong danh sách khách.
Một gia đình đi đông hơn 6 người thì sao?
Form trên thiệp cho chọn tối đa "Đi cùng 5 người". Với gia đình đông hơn, bạn mở khách đó trong app và tự nhập số người tham dự.
Khách mời nhiều lễ thì xác nhận thế nào?
Mỗi thiệp mời online ứng với một lễ. Khách được mời cả lễ vu quy và tiệc cưới sẽ trả lời riêng cho từng lễ, nên bạn có số khách riêng cho mỗi bữa tiệc.
Bắt đầu từ việc chọn thiệp: xem các mẫu thiệp cưới online có sẵn nút xác nhận tham dự.
